I přesto, že dneska už má člověk většinu důležitých dokumentů v počítači, stále existují smlouvy, formuláře a další písemnosti, které je potřeba mít v tištěné formě. Navíc z počítače se mohou dokumenty jednoduše vymazat, což často znamená velký problém, který se jen složitě řeší. Uchovávat tištěné dokumenty však také není zrovna nejjednodušší. Je možné využít klasické skříně nebo v případě nutnosti i šuplíky u pracovních stolů, ale ani jedno nepatří zrovna mezi ta nejefektivnější řešení. Daleko vhodnější je pořídit si nábytek, který je k tomu přímo určen – kartotéku.
Mít přehled v papírech je při práci v kanceláři tím hlavním a pokud si to neumí člověk zařídit, práce často vázne a mnohdy se dokonce i zastaví zcela. S kvalitní kartotékou takové problémy ale již mít nebudete. Zvolte si vhodný systém a utřiďte si do kartotéky veškeré dokumenty přesně tak jak jste zvyklí a jak vám to vyhovuje. Pak vždy, když budete dotyčný dokument potřebovat, prostě jen otevřete příslušný šuplík a vytáhnete co je potřeba. Takto přehledné uspořádání vám ušetří nejen spoustu času, ale také nervů a výrazně zjednoduší vaši práci.
Více typů
Samozřejmě, že neexistuje pouze jeden jediný typ kartoték, ale vybrat si můžete z daleko pestřejší nabídky. Klasikou jsou kovové kartotéky, které jsou asi nejrozšířenější. Máte-li nějaký estetický problém s kovovými materiály, můžete si ale pořídit kartotéku ze dřeva, která se může do vaší kanceláře třeba hodit daleko více. Vzhledem k tomu, že se tento typ úložiště prodává v mnoha barevných variacích, není problém si vybrat takovou kartotéku, která bude ladit s okolním prostředím. V případě, že nemáte dokumentů příliš mnoho, je možné si pořídit levnější přenosnou kartotéku, která se vleze i na stůl nebo se dá umístit například také na skříň. Záleží na tom, jak máte kancelář zařízenou a kolik v ní je místa.